Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
1. Giriş
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Aydınlatma Metni ve Şirket bünyesindeki yazılı Politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen; nezdimizde kayıtları tutulan ilgili kişilerin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere mevzuata uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.
2. Tanımlar
İş bu Aydınlatma Metninde içerik aksini gerektirmedikçe:
| Açık Rıza: | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza, |
| Kişisel Veri: | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. Ad-soyad, TCKN, e-posta, adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası – Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir). |
| Kişisel Veri Sahibi: | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi: | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri: | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler, |
| Veri Sorumlusu: | Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi, anlamına gelmektedir. |
3. Veri Sorumlusunun Kimliği
Bizimle paylaştığınız kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Galipoğlu Hidromas Hidrolik Otomotiv Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Hidromas”) , kişilerin temel hak ve özgürlüklerine son derece önem vermekte olup, ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Şirket ile ilişkili gerçek kişilere ilişkin tüm kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’una (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e (“Tebliğ”) ve sair mevzuata uygun olarak bu sözleşmede belirtilen amaçlarla toplanmakta, gizliliğin ve güvenliğin sağlanmasına yüksek hassasiyet göstererek işlemektedir.
Veri Sorumlusu: Galipoğlu Hidromas Hidrolik Otomotiv Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi
Adresi: Büyük Kayacık Mahallesi Konya Organize Sanayi Bölgesi 3 Nolu Sokak No.:1A Selçuklu/Konya
Telefon Numarası : +90 332 239 08 52 Fax Numarası: +90 332 239 08 51
E-Posta Adresi: hidromas@hidromas.
KEP Adresi: galipogluhidromas@hs01.kep.tr
Mersis No.: 0388008097100015
Web Sitesi : www.hidromas.com
4. Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?
Kimlik bilgileri: Adınız ve soyadınız, doğum tarihiniz, T.C. kimlik numaranız.
İletişim Bilgileri: E-posta adresiniz, telefon numaranız, bize iletişim için bildirmiş olmanız durumunda yerleşim adresiniz, sosyal medya hesap iletişim bilgileriniz de dahil olmak üzere Galipoğlu Hidromas’ ve iştiraklerine iletmiş olduğunuz her türlü iletişim bilgileriniz.
Ürün ve Hizmet Bilgileri: Şirketimiz ’den geçmişte veya güncel olarak talep ettiğiniz ve aldığınız ürün ve hizmetlerin detaylarını kapsamaktadır.
Risk Yönetimi Bilgisi: IP adresi bilgisi.
Müşteri İşlem Bilgisi: Ürün ve hizmetlerimize ilişkin talep ve şikayetleriniz kapsamında Galipoğlu Hidromas’a ve iştiraklerine iletilen sözlü/yazılı veya elektronik ortamdaki bilgiler.
Talep/Şikâyet Yönetimi/İtibar Yönetimi Bilgisi: İlgili kişinin satın almış olduğu ürün veya hizmete ilişkin web sitesi, mobil aplikasyon, sosyal medya hesapları veya çağrı merkezi üzerinden ilettiği şikâyet ve/veya talepler ile bu istemlerin değerlendirilmesi veya yönetimi sürecinde yapılan işlemlere ilişkin kayıtlar.
Pazarlama Verisi: Ürün veya hizmetlerimize ilişkin tercihleriniz veya geçmişteki deneyimleriniz, anketler, çerez kayıtları, kampanya bilgileri, verdiğiniz ticari elektronik ileti iznine istinaden gönderilen pazarlama amaçlı sms, e-posta mesajları veya çağrı merkezi tarafından yapılan aramalar sosyal medya kullanıcı bilgileri.
Finansal Veriler: Faturalama ve ödeme araçlarına ilişkin tüm bilgiler.
Görsel ve İşitsel Veriler: Çağrı merkezi kayıtları, belirli hizmet noktalarında can, mal ve işlem güvenliğinin sağlanması için konumlandırılan kameralar tarafından kaydedilen kayıtlar.
Hukuki İşlem ve Uyum Verileri: Adli ve idari kurumlardan talep edilen bilgi/belgeler, Galipoğlu Hidromas’a ve iştiraklere karşı ve/veya Galipoğlu Hidromas ve iştirakler tarafından başlatılan adli süreçler (örneğin, davalar ve soruşturma dosyaları) ve idari/adli süreçlere ilişkin veriler.
5. Kişisel Verilerinizi Hangi Veri İşleme Şartına Dayalı Olarak ve Nasıl Topluyoruz? Ne Amaçlarla Kullanıyoruz?
Kişisel verileriniz, satış temsilciliklerimiz ve satış temsilcilerimiz ile yüz yüze görüşmeler ve basılı formlar vasıtasıyla (“Fiziki Kanallar”), çağrı merkezi, e-posta, SMS ve dijital platformlar aracılığıyla (“Çağrı Kanalları”), internet sitelerimiz, mobil uygulamalarımız ve buralarda yer alan iletişim, rezervasyon ve diğer talep formlarımız üzerinden (“Dijital Kanallar”) ve sosyal medya hesaplarımız (“Sosyal Medya Kanalları”) vasıtasıyla toplanabilmektedir.
a) Ürün ve Hizmetlerimizin Siz Müşterilerimize Sağlanması
Şirketimiz “Galipoğlu Hidromas” ve iştirakleri tarafından; Satış işlemlerinin gerçekleşmesi, satış sonrasındaki hizmetlerimizin sizlere sağlanması, gerektiğinde müşteri hizmetleri ve ikame hizmetlerin sunulması başta olmak üzere siz değerli müşterilerimize sunmayı taahhüt ettiğimiz hizmetleri sağlayabilmemiz amacıyla kimlik, iletişim, ürün ve hizmet verilerinizi KVKK m.5/2/c yer alan bir sözleşmenin kurulması ve gereğinin yerine getirilmesi hukuki sebebine dayalı olarak işleyebilmektedir.
b) Ürün ve Hizmet Geliştirme Faaliyetleri
Şirketimiz “Galipoğlu Hidromas” ve iştirakleri olarak; Etkinliğimizi arttırmak, müşterilerimizi daha iyi anlamak ve hizmetlerimizi devamlı iyileştirmek için siz değerli müşterilerimizin kişisel verilerinize saygı çerçevesinde, dengeli ve ölçülü olmak kaydıyla KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) m.5/2/f’de belirtilen meşru menfaatlerimize ilişkin hukuki sebep çerçevesinde kişisel verilerinizi işlemekteyiz. Özellikle, sizlere sunduğumuz hizmetler hakkında sürekli daha iyi kalite standartlarını yakalamak adına ölçme ve değerlendirme çalışmaları gerçekleştirmekteyiz, bu bağlamda müşteri ilişkileri, şikâyet yönetimi, satış sonrası hizmet gibi alanlardaki bilgileri kullanarak genel raporlar ve ölçümler oluşturmaktayız. Sizlerin tercihleri, alışkanlıkları ve geri bildirimleri ışığında ürün ve hizmetlerimizi özelleştirmekte, yenilemekte ve siz değerli müşterilerimize en uygun şekilde yeniden tasarlamaktayız (Açık rızanız olmadan size özel ürünler oluşturup sizlere yönelik tanıtım gerçekleştirmiyoruz). Aynı şekilde, dijital ve sosyal medya kanallarından gelen taleplerinizin yönetimi konusunda kişisel verileriniz kullanmaktayız, öte yandan bu bilgiler açık rızanız olmadan pazarlama ve ileti gönderimi için kullanılmamaktadır.
c) Pazarlama Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi ve Müşteri Memnuniyetinin Sağlanması
Şirketimiz “Galipoğlu Hidromas” ve iştirakleri olarak; Pazarlama stratejisi belirlemek, istatistiki bilgiler üretmek, kullanıcı profili oluşturma, tekilleştirme (Tekrarlanan dağınık ve kirli verinin, bir standarda oturtularak temizlenmesi) yapmak, doğrulama, veri tabanı oluşturarak listeleme, raporlama, analiz ve değerlendirmeler yapmak, tüm kanallardan gelecek teklif, bilgi ve geri aranma talepleriniz için sizlere sunduğununuz iletişim kanallarından ulaşabilmemiz, müşteri/potansiyel müşteri ilişkileri yönetimi, üyelik işlemleri süreçlerinin planlanması ve/veya icrası, kampanya, promosyon, KSS (Kurumsal sosyal sorumluluk), yarışma, sadakat programı ve çekiliş gibi pazarlama faaliyetlerinde kullanabilmek, anket ve müşteri memnuniyeti araştırmaları ve etkinlik faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak, size özel teklifler oluşturmak, dijital kanallar ve sosyal medya kanallarında reklam, tanıtım, pazarlama faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası, talebiniz doğrultusunda irtibata geçilerek, talep edilen ürün veya hizmetle ilgili olarak her türlü iletişim ve diğer iletişim mesajlarının gönderilmesi, kişiselleştirilmiş reklamcılık uygulamalarını (Beğeni ve tercihlerinize uygun olarak, tarafınıza çeşitli avantajların sağlanıp sunulabilmesi ve kişisel olarak size uygun reklam, tanıtım, satış, pazarlama, etkinlik yönetimi, bilgilendirme, promosyon, kampanya bildirimi, veri zenginleştirme, Cross-device tracking (“çapraz cihaz hedefleme”), veri yönetim platformları, sosyal medya platformları ve arama motorları aracılığıyla reklam gösterimi) gerçekleştirmek amaçları ile kimlik, iletişim, pazarlama, ürün ve hizmet verilerinizi KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) m.5/1’de yer alan açık rızanızı sağlamanız hukuki sebebine dayalı olarak işleyebilmektedir.
Her durumda, sizlerden açık rızanızı talep ettiğimiz alanlarda (tüm kanallar için), açık rızanın kapsamı ve amacı konusunda özelleştirilmiş metinler sunmakta ve işleme faaliyetlerimizi bununla sınırlı tutmaktayız. Açık rızanınız her zaman geri alabilirsiniz.
d) Finansal Operasyonun Yürütülmesi
Şirketimiz “Galipoğlu Hidromas” ve iştirakleri; Finansal raporlama, kontrol, doğrulama, analiz ve değerlendirmeler yapmak, ödeme ve/veya iade işlemlerini gerçekleştirebilmek, vergi ve benzeri ödeme ve mutabakat yükümlülüklerini yerine getirebilmek, finansal dolandırıcılık ve suistimal vakalarına yönelik tedbir almak amacıyla kimlik, ürün ve hizmet ve finansal verilerinizi KVKK(Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) m. 5/2/ç ve 5/2/ f’de yer alan veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak kullanabilmektedir.
e) Hukuka Uygunluk Denetimi
Şirketimiz “Galipoğlu Hidromas” ve İştirakleri olarak; hizmetlerimizi yürütürken, birçok farklı mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek zorundayız. Özellikle, tüketici mevzuatından kaynaklanan, bir sözleşme kurulması ve muhafazası, satış ve satış süreci hizmetlere dair bilgilendirme yapılması, satış sonrası destek hizmetleri sunulması, gerektiğinde satış temsilcisi (assistans) hizmetleri sunulması, ürün güvenliğine ve teslim durumuna ilişkin gerekli durumlarda kayıt açılması, duyuru ve bilgilendirme yapılması amacıyla, kimlik ve iletişim bilgileriniz; mali mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimiz çerçevesinde başta fatura oluşturma ve muhafazası olmak kaydıyla kimlik, iletişim ve finansal bilgileriniz; sigorta işlemi varlığı ile ilişkili süreçlerde mevzuat uyarınca muhafazası ve paylaşımı mecburi olan bilgilerinizin şirketimizin “Galipoğlu Hidromas” ve iştirakleri KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) m. 5/2/ç’de yer alan yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi hukuki sebebine dayanılarak kullanılması mümkün olabilmektedir.
f) Kişisel Verileriniz Kimlerle ve Hangi Amaçlarla Paylaşılabiliriz?
Bazı hallerde, kişisel verilerinizi üçüncü taraflarla paylaşmamız gerekebilmektedir. Bu bağlamda,
- Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz adına mali süreçler ile ilgili olarak ilgili kamu kurumlarıyla ve mali danışmanlarımızla, tüketici mevzuatlarından kaynaklanan yükümlülükler nedeniyle teknik destek aldığımız hizmet sağlayıcılarıyla;
- Sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek için Galipoğlu Hidromas’in ve iştiraklerin, temsilcilerin (Galipoğlu Hidromas’in güncel yetkili satıcı ve temsilcileri bilgilerine www.hidromas.com adresinden ulaşabilirsiniz.) ve aynı amaçlara yönelik olarak Galipoğlu Hidromas Hidrolik Otomotiv Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi, iştirakleri ve bağlı ortaklıklarıyla ve teknik destek sağlayan üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla; sözleşme özelinde kaynaklanması halinde sigorta şirketleri, kargo/lojistik şirketleri ve acentelerle, sizlerin talebi doğrultusunda gerekmesi halinde bankalar ve diğer finansal kuruluşlarla;
- Meşru menfaatimiz kapsamında hizmet tedarik ettiğimiz danışmanlar ve diğer teknik hizmet sağlayıcılarla, Galipoğlu Hidromas Hidrolik Otomotiv Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi iştirakleri ve bağlı ortaklıklarıyla ve teknik destek sağlayan üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla;
- Açık rızanız bulunması halinde, Şirketimiz “Galipoğlu Hidromas”, iştirakleri tarafından sunulan mal ve hizmetlerin sağlanması, satışı, satış sonrası destek hizmetleri süreçlerinin planlanması, takibi ve geliştirilmesi, pazarlama, kampanya, etkinlik ve kişiselleştirilmiş reklam faaliyetleri, video/ses içerikleri başta olmak üzere açık rızanız ile ilgili iletişim ve tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, kişisel verilerinizin, bu hizmetlerin sunulabilmesi amacıyla çalıştığımız Galipoğlu Hidromas’in sözleşme ilişkisi içerisinde olduğu yurtiçi ve/veya yurtdışındaki üçüncü taraflar, listesine adresinden ulaşabileceğiniz. Galiopoğlu Hidromas/iştirakleri ve bağlı ortaklıkları, hissedarları, Galipoğlu Hidromas’in tedarik yaptığı üretici firmaları, üretici firmaların iştirakleri ve/veya bu firmalar tarafından belirlenen 3.şahıslar, Galipoğlu Hidromas yetkili satıcı, destek hizmet servisleri adına veri işleyen araştırma, tanıtım ve danışmanlık hizmeti veren firmalar ile paylaşabilmekteyiz.
g) Kişisel Verileriniz Konusundaki Haklarınız Nelerdir?
KVKK’nın (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) 11. maddesi uyarınca;
-
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 11 uyarınca kişisel verileriniz ile ilgili taleplerinizi kimliğinizi tevsik edici bilgi/belgelerle birlikte;
– Yazılı olarak bir dilekçe ile şirket adresimize Dijital Dönüşüm ve Kurumsal İletişim departmanı dikkatine iletebilir,
– Şirketimizin web sitesinde kayıtlı Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresine KEP adresinizden elektronik posta gönderebilir,
– Güvenli elektronik imza ya da şirketimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı elektronik posta adresinizden kisiselverilerim@hidromas.com adresine mail atabilirsiniz. Başvurunuz “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” “Başvuru Usulü” başlıklı 5.maddesi 2.fıkrasına uygun olarak yapılmalıdır. Şirketimiz tarafından başvurunuz değerlendirilerek, talebinizin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içerisinde yanıt verilecektir.
6. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Önlemler
Kişisel verilerin korunması Galipoğlu Hidromas ve iştirakleri için önemli bir konudur. Galipoğlu Hidromas, kişisel verilere yetkisiz erişim veya bu bilgilerin kaybı, hatalı kullanımı, ifşa edilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesine karşı korumak için gerekli önlemleri almaktadır.
Galipoğlu Hidromas ve iştirakleri kişisel verilerinizi gizli tutmayı, gizliliğin sağlanması ve güvenliği için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Galipoğlu Hidromas’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına rağmen, web sitesine ve sisteme yapılan mesnetsiz saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, Galipoğlu Hidromas bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.
7. Kişisel Verilerinizin Doğru ve Güncel Olarak Muhafaza Edilmesi
Kullanıcı/Kullanıcılar web sitesi üzerinde paylaştıkları bilgilerin doğru olmasının ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesinin 6698 sayılı KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) anlamında kişisel verileri üzerinde sahip oldukları hakları kullanabilmeleri ve ilgili diğer mevzuat açısından önemli olduğunu bildiklerini ve yanlış bilgi verilmesinden doğacak sorumlulukların tamamen kendilerine ait olacağını kabul ve beyan etmişlerdir.
8. Gizlilik/Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni’nde Yapılacak Değişiklikler
Galipoğlu Hidromas ve iştiraklerinin, işbu “Kullanım Şartları Ve Gizlilik/Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni ‘’nde Kanun ve Yönetmeliklerin izin verdiği ölçüde her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni “Kullanım Şartları Ve Gizlilik/ Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma ‘’nın “www.hidromas.com” konulmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İş bu “Kullanım Şartları Ve Gizlilik/ Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma” da ki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır.